Polityka prywatności i plików cookies vetpaka.pl

Wyjaśniamy, jak korzystamy z danych osób odwiedzających vetpaka.pl, klientów i osób działających w imieniu placówek weterynaryjnych. Ten dokument obejmuje obsługę zakupów, kontakt, newsletter, SMS-y, automatyzację marketingu, cookies oraz komunikację o jakości i bezpieczeństwie produktów.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Aleksandra Rojek prowadząca działalność gospodarczą pod firmą vetpaka Aleksandra Rojek, ul. Młynowa 76/3, 15-405 Białystok, NIP 5423519373, REGON 545633909, dalej „vetpaka” lub „Administrator”.

W sprawach danych osobowych można kontaktować się listownie na powyższy adres oraz e-mailem: ochrona.danych@vetpaka.pl.

Sprawy ochrony danych obsługuje bezpośrednio Administrator. Powyższy adres jest kontaktem do Administratora w sprawach prywatności.

Sklep działa w modelu B2B. Ochrona danych dotyczy jednak osób fizycznych, w tym właścicieli JDG, przedstawicieli i pracowników klientów, także gdy stroną umowy jest spółka.

2. Zakres i źródła danych

Zależnie od sprawy przetwarzamy dane identyfikacyjne i firmowe, imię i nazwisko, funkcję lub umocowanie do działania, NIP, dane kontaktowe, adresy rozliczeniowe i dostawy, dane konta, historię zamówień, informacje o płatnościach, korespondencję, treść zgłoszeń, potwierdzenie zakupu na potrzeby placówki weterynaryjnej powiązane z Zamówieniem oraz dane związane z udzielonymi zgodami.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, od przedsiębiorcy, którego reprezentujesz, lub od osoby organizującej zamówienie i dostawę. Przy weryfikacji klienta korzystamy w niezbędnym zakresie z publicznych rejestrów, w szczególności CEIDG i KRS. Od operatorów płatności i dostaw otrzymujemy informacje o przebiegu transakcji i doręczenia.

Podczas korzystania ze sklepu przetwarzane są również dane techniczne, np. adres IP, czas połączenia, informacje o urządzeniu i przeglądarce. Opcjonalne technologie mogą zbierać informacje o odwiedzanych podstronach, produktach, koszyku i zakupach. Szczegóły cookies i sposobów wyboru opisujemy w części 6.

Prosimy nie przekazywać danych właścicieli zwierząt ani innych osób, które nie są potrzebne do obsługi sprawy. W zgłoszeniach jakościowych należy ograniczyć informacje do danych niezbędnych do identyfikacji produktu, zdarzenia i kontaktu ze zgłaszającym.

Informacje o przetwarzaniu danych przekazujemy na zasadach art. 13 i 14 RODO. Jeżeli dane otrzymujemy pośrednio, wskazujemy ich źródło i kategorie; informację przekazujemy w terminach z art. 14 ust. 3, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Konto i weryfikacja klienta

Dane osoby będącej stroną umowy przetwarzamy w celu podjęcia działań na jej żądanie oraz utworzenia i obsługi konta na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Weryfikację statusu przedsiębiorcy, uprawnienia do reprezentacji oraz przeciwdziałanie nadużyciom opieramy na art. 6 ust. 1 lit. f RODO: naszym interesie w prowadzeniu sklepu dla profesjonalnych odbiorców i zapewnieniu bezpieczeństwa transakcji.

Potwierdzenie celu zakupu służy weryfikacji zgodności Zamówienia z przeznaczeniem sklepu B2B i udokumentowaniu okoliczności transakcji. Przetwarzamy je na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w uzasadnionym interesie weryfikacji odbiorców i ochrony roszczeń, przez okres niezbędny dla tych celów, z uwzględnieniem zasad przechowywania dokumentacji Zamówienia. Nie jest to zgoda na przetwarzanie danych ani na marketing.

Zamówienia i kontakt operacyjny

Przetwarzamy dane w celu zawarcia i wykonania umowy, przyjęcia płatności, organizacji dostawy oraz przekazania informacji o zamówieniu. Dla osoby fizycznej będącej stroną umowy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane pracowników i przedstawicieli klienta, którzy sami nie są stroną umowy, przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO: interesu vetpaka i klienta w sprawnej realizacji współpracy.

Rozliczenia i obowiązki prawne

Dane potrzebne do wystawiania i przechowywania dokumentów podatkowych, prowadzenia wymaganej ewidencji oraz odpowiedzi na uprawnione żądania organów przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami podatkowymi i dotyczącymi dokumentacji rozliczeń.

Faktury udostępniamy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), a ich wizualizacje wysyłamy z adresu faktury@vetpaka.pl na adres e-mail podany do realizacji zamówienia. Jest to komunikacja rozliczeniowa, niezależna od zgody marketingowej.

Zapytania i reklamacje

Na zapytania odpowiadamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, realizując interes w prowadzeniu korespondencji i wyjaśnianiu spraw; jeżeli zapytanie dotyczy działań przed zawarciem umowy z osobą fizyczną na jej żądanie, stosujemy art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Reklamacje i zwroty obsługujemy na podstawie lit. b, lit. c lub lit. f, odpowiednio do charakteru obowiązku i relacji z osobą, której dane dotyczą. Reklamacje: reklamacje@vetpaka.pl.

Jakość i bezpieczeństwo wyrobów

W zakresie obowiązków dystrybutora przetwarzamy niezbędne dane kontaktowe, informacje o dostawach, partiach i zgłoszeniach, aby wyjaśniać niezgodności, przekazywać zgłoszenia i prowadzić działania bezpieczeństwa. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 14 i 25 MDR oraz właściwymi przepisami krajowymi. Dodatkowe czynności wyjaśniające i zabezpieczenie roszczeń opieramy na lit. f. Kontakt: jakosc@vetpaka.pl.

Bezpieczeństwo i roszczenia

Dane potrzebne do ochrony systemów, zapobiegania nadużyciom oraz ustalania, dochodzenia i obrony roszczeń przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Zakres danych i czas ich przechowywania ograniczamy do niezbędnych dla danego celu.

Wysłanie zapytania nie wymaga zgody na marketing ani akceptacji polityki cookies. Przy formularzu udostępniamy informację o Administratorze, celu i podstawie przetwarzania oraz odnośnik do tej Polityki.

4. Newsletter i komunikacja marketingowa

Komunikacja marketingowa obejmuje newsletter, oferty, wiadomości SMS oraz automatyczne przypomnienia o niedokończonych zakupach i ponownym zakupie. Wybierasz osobno e-mail i SMS. Podanie telefonu do dostawy lub adresu e-mail do obsługi konta nie oznacza zapisu do marketingu.

Zapis jest dobrowolny i niezależny od utworzenia konta, zamówienia oraz zawarcia umowy. Dane do wysyłki informacji marketingowych przetwarzamy na podstawie Twojej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Wysyłka w wybranym kanale następuje po uzyskaniu zgody wymaganej przez art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej.

Korzystamy z dostawcy wysyłki i automatyzacji marketingu działającego na nasze zlecenie. Zależnie od wybranego kanału i zgód przekazujemy adres e-mail, imię, numer telefonu oraz informacje o zapisie, zgodach i rezygnacji. Na potrzeby opisanej personalizacji wykorzystujemy także dane produktów, historię zamówień i informacje o koszyku. Dane mogą być przekazywane bezpośrednio z systemu sklepu; nie każda taka operacja wykorzystuje cookies.

Możesz w każdej chwili wycofać zgodę na e-mail lub SMS albo na oba kanały, korzystając ze sposobu rezygnacji wskazanego w wiadomości lub pisząc na ochrona.danych@vetpaka.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania i nie ogranicza dostępu do konta ani zakupów.

Po rezygnacji możemy zachować ograniczoną informację o zgodzie i jej wycofaniu w celu wykazania prawidłowości naszych działań oraz zapobiegania ponownej wysyłce wbrew Twojej decyzji. Nie wykorzystujemy tych danych do dalszej wysyłki marketingowej. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w zakresie wymaganej prawem rozliczalności także lit. c.

Personalizacja i pomiar reakcji

Za zgodą na pomiar analizujemy otwarcia e-maili i kliknięcia w linki w wiadomościach marketingowych. Pomiar może wykorzystywać piksele oraz linki śledzące i obejmować czas zdarzenia, identyfikator odbiorcy oraz dane techniczne urządzenia lub połączenia. Służy ocenie skuteczności komunikacji. Nie utożsamiamy dostarczenia SMS-a z jego przeczytaniem; także pomiar otwarć e-maili może być niedokładny z powodu ustawień programów pocztowych.

Za zgodą na personalizację dopasowujemy treść i czas wiadomości do historii zakupów, zawartości koszyka oraz aktywności na stronie zebranej za odpowiednią zgodą. Informacje te mogą być łączone z profilem kontaktu. Takie dopasowanie może stanowić profilowanie marketingowe. Przypomnienie o porzuconym koszyku zachęca do dokończenia zakupu; informacja o płatności za już złożone zamówienie należy do odrębnej obsługi zamówienia.

Podstawą opisanego pomiaru i personalizacji jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w zakresie dostępu do informacji w urządzeniu stosujemy także art. 399 PKE. Zgodę możesz wycofać, kontaktując się z nami; wybory dotyczące śledzenia strony zmienisz dodatkowo w panelu cookies. Wycofanie zgody na dany cel zatrzymuje działania od niego zależne. Zgoda na e-mail lub SMS nie zastępuje zgody na opcjonalne śledzenie strony.

[UZUPEŁNIĆ PRZED PUBLIKACJĄ: informację, czy występują decyzje oparte wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu wywołujące skutki prawne lub podobnie istotne, a jeśli tak — wymagane informacje o zasadach, znaczeniu i konsekwencjach. Samo dopasowywanie treści marketingowych nie przesądza o występowaniu takich decyzji.]

5. Wiadomości operacyjne i jakościowe

Wiadomości o koncie, złożonym zamówieniu, płatności, fakturze, dostawie i reklamacji oraz komunikaty o bezpieczeństwie produktów są odrębne od marketingu. Wysyłamy je w zakresie niezbędnym do obsługi umowy, uzasadnionego kontaktu z przedstawicielem klienta lub wykonania obowiązku prawnego. Rezygnacja z marketingu nie blokuje takich wiadomości. Nie dodajemy do nich treści reklamowych.

6. Pliki cookies i podobne technologie

Cookies to niewielkie pliki zapisywane w urządzeniu przy korzystaniu ze strony. Mogą służyć utrzymaniu sesji, działaniu koszyka, zapamiętaniu wyboru zgód, a także analityce i marketingowi. Podobne zadania wykonują m.in. pamięć lokalna przeglądarki, identyfikatory i piksele. Poniższe zasady stosujemy również do podobnych technologii w zakresie zapisu informacji w urządzeniu lub dostępu do tych informacji.

Cookies mogą działać tylko podczas sesji albo przez określony czas; mogą pochodzić od vetpaka lub zewnętrznych dostawców. Identyfikatory internetowe i dane o aktywności mogą stanowić dane osobowe. Nie zakładamy, że dane są anonimowe wyłącznie dlatego, że nie zawierają imienia i nazwiska.

Niezbędne do działania strony: zapewniają funkcje żądane przez użytkownika, w tym logowanie, koszyk, zamówienie, bezpieczeństwo oraz zapamiętanie ustawień prywatności. Stosujemy je bez zgody wyłącznie w granicach wyjątku z art. 399 ust. 3 PKE.

Możesz zaakceptować wszystkie opcjonalne kategorie, odrzucić je albo zapisać wybrane ustawienia. Przy pierwszej wizycie opcjonalne kategorie pozostają wyłączone. Brak działania, przewinięcie strony, zamknięcie panelu lub przycisk „Anuluj” nie stanowią zgody.

Ustawienia możesz zmienić w dowolnym momencie przez „Ustawienia plików cookies” w stopce sklepu. Wycofanie zgody jest równie łatwe jak jej wyrażenie i nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Odmowa nie blokuje podstawowych zakupów, ale może ograniczać konkretne funkcje opcjonalne.

Możesz dodatkowo usuwać cookies i zarządzać nimi w przeglądarce. Blokowanie niezbędnych technologii może utrudnić działanie sklepu. Ustawienia przeglądarki nie zastępują panelu wycofania zgody. Samo usunięcie plików nie usuwa automatycznie wszystkich danych już przetwarzanych przez dostawców.

Funkcjonalne służą dodatkowym udogodnieniom i preferencjom, a analityczne — ocenie sposobu korzystania ze sklepu. Kategorie te dotyczą wyłącznie faktycznie uruchomionych technologii wskazanych w wykazie poniżej. Samo wyświetlenie kategorii w panelu nie oznacza, że wykorzystujemy wszystkie narzędzia dostępne na platformie.

Marketingowe służą opisanej w części 4 analizie aktywności, personalizacji i przypomnieniom o niedokończonych zakupach. Korzystamy z narzędzi GetResponse. Zgoda na tę kategorię nie zapisuje do e-maili ani SMS-ów. Zmiana cookies nie oznacza automatycznej rezygnacji z marketingu ani zatrzymania przetwarzania danych zamówień wymaganego do obsługi umowy.

Analityka dostawcy oprogramowania

W tej odrębnej kategorii cyber_Folks S.A., ul. Wierzbięcice 1B, 61-569 Poznań, działa jako administrator własnej analityki platformy Shoper. Według jego polityki analizuje m.in. podstrony, czas wizyt, produkty, kliknięcia i informacje o zakupach, nie łącząc identyfikatorów cookies z danymi osobowymi wpisywanymi w sklepie. Deklaruje podstawę z art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz przetwarzanie przez 90 dni lub do wcześniejszego uwzględnienia sprzeciwu. Kontakt do dostawcy: bok@shoper.pl. W naszym panelu kategoria jest opcjonalna; wybór należy do Ciebie.

Dostawca informuje również o możliwości przetwarzania przez podmioty spoza UE z zastosowaniem standardowych klauzul ochrony danych. Szczegóły jego działań i praw osób opisuje dokument poniżej. Ta informacja dotyczy własnej analityki dostawcy, a nie całej obsługi danych vetpaka.

Polityka prywatności dostawcy dla odwiedzających sklepy Shoper

Wykaz cookies i podobnych technologii

[UZUPEŁNIĆ PRZED PUBLIKACJĄ: dla każdej faktycznie stosowanej technologii podać nazwę, dostawcę lub podmiot uzyskujący dostęp, domenę, cel, kategorię, czas działania i dane. Uwzględnić cookies, pamięć lokalną, identyfikatory oraz okres zapamiętania wyboru w panelu.]

Czas działania pliku w przeglądarce może różnić się od czasu przechowywania danych u dostawcy. Niezbędny dostęp do urządzenia opieramy na wyjątku z art. 399 ust. 3 PKE; opcjonalny — na zgodzie. Gdy informacje stanowią dane osobowe, stosujemy również podstawę właściwą dla celu, opisaną w tej Polityce.

7. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

Dane otrzymują, w zakresie niezbędnym dla danej usługi: dostawcy platformy sklepowej, hostingu, poczty i usług informatycznych obsługujących sklep oraz rozliczenia; dostawcy wysyłki e-maili, SMS-ów i automatyzacji marketingu; podmioty obsługi księgowej i prawnej; banki, operatorzy płatności oraz firmy realizujące dostawy. Wymieniamy kategorie odbiorców zgodnie z art. 13 i 14 RODO; informacje o konkretnych odbiorcach udostępniamy w zakresie przysługujących Ci praw.

W sprawach jakości i bezpieczeństwa odbiorcami mogą być producenci, upoważnieni przedstawiciele, importerzy, inni właściwi uczestnicy łańcucha dostaw oraz uprawnione organy. Przekazujemy dane niezbędne do obsługi zgłoszenia lub wykonania obowiązku prawnego.

Dostawcy działający na nasze zlecenie przetwarzają dane na warunkach powierzenia. Niektórzy odbiorcy, np. operator płatności w zakresie własnych obowiązków, działają jako odrębni administratorzy. Rola zależy od konkretnej usługi i zakresu przetwarzania.

Dane obsługuje Administrator oraz upoważnieni pracownicy w zakresie potrzebnym do ich zadań.

[INFORMACJA DO UZUPEŁNIENIA PRZED PUBLIKACJĄ: rzeczywiste transfery danych poza EOG w usługach vetpaka, państwa i odbiorcy, stosowane podstawy transferu oraz sposób uzyskania kopii zabezpieczeń. Kontakt w tej sprawie: ochrona.danych@vetpaka.pl.]

8. Jak długo przechowujemy dane

Konto: przez czas jego prowadzenia; po zamknięciu zachowujemy jedynie dane nadal potrzebne do rozliczeń, obowiązków prawnych lub roszczeń. Zamknięcie konta nie oznacza automatycznego usunięcia dokumentacji zamówień.

Zamówienia i rozliczenia: przez czas wykonania umowy, następnie przez wymagany okres przechowywania dokumentacji. Dokumentację podatkową przechowujemy co do zasady do upływu 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności właściwego podatku; przepisy szczególne oraz zawieszenie lub przerwanie przedawnienia mogą wydłużyć ten okres. Dla roszczeń stosujemy właściwy termin przedawnienia: np. co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, z uwzględnieniem terminów szczególnych i zasad liczenia. Nie przedłużamy z tego powodu przechowywania wszystkich danych, lecz tylko niezbędnych dla danego obowiązku lub roszczenia.

Kontakt i reklamacje: do zakończenia sprawy, a następnie w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków dokumentacyjnych lub obrony roszczeń. Dane jakościowe i dotyczące identyfikowalności: przez okres wynikający z obowiązków właściwych dla roli dystrybutora i danego wyrobu; nie oznacza to przechowywania wszystkich danych klientów bezterminowo.

Marketing e-mail i SMS: do wycofania odpowiedniej zgody lub zakończenia usługi. Po rezygnacji zachowujemy tylko niezbędne dowody zgody, rezygnacji i ograniczenia wysyłek na zasadach z części 4, przez właściwy okres dochodzenia lub obrony roszczeń. Dane profilu marketingowego i pomiaru usuwamy albo anonimizujemy po zakończeniu właściwego celu, z wyjątkiem danych niezbędnych do obowiązków prawnych lub roszczeń. [UZUPEŁNIĆ PRZED PUBLIKACJĄ: konkretne okresy retencji profili, zdarzeń marketingowych, logów i kopii zapasowych zgodne z konfiguracją usług.]

9. Twoje prawa

Na warunkach określonych w art. 15–20 RODO przysługują Ci prawa dostępu do danych i otrzymania kopii, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Prawo przenoszenia dotyczy danych dostarczonych przez Ciebie, przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy.

Jeżeli podstawą jest zgoda, możesz ją w każdej chwili wycofać. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem.

Możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Wtedy zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy nadrzędne, ważne podstawy albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego, w tym związanego z nim profilowania, nie wymaga uzasadnienia. Po jego wniesieniu nie przetwarzamy danych do takich celów. Podstawa: art. 21 ust. 2 i 3 RODO.

Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wnioski do vetpaka kieruj na dane kontaktowe z pkt 1. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Przy skomplikowanych lub licznych żądaniach termin może zostać przedłużony o dwa miesiące; o przyczynach poinformujemy w pierwszym miesiącu. Przy uzasadnionych wątpliwościach możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości.

10. Dobrowolność i zmiany polityki

Podanie danych potrzebnych do weryfikacji konta, zawarcia i obsługi umowy jest warunkiem skorzystania z tych usług; bez nich może to być niemożliwe. Podanie danych wymaganych przepisami, np. do dokumentów podatkowych, wynika z odpowiednich obowiązków prawnych. Pozostałe pola są dobrowolne i powinny być tak oznaczone w formularzach.

Zapis na e-mail i SMS oraz zgody na opcjonalne technologie są dobrowolne. Ich odmowa nie blokuje podstawowych zakupów ani konta.

Politykę aktualizujemy w razie zmiany procesów, narzędzi lub przepisów. Aktualna wersja jest dostępna w sklepie. Zmiana polityki nie zastępuje uzyskania nowej zgody, gdy zmienia się cel lub zakres przetwarzania wymagający zgody.