5 ukrytych kosztów zaopatrzenia gabinetu
Dostawa przychodzi rano. Podczas rozpakowywania okazuje się, że zamówiono niewłaściwy wariant materiału. Trzeba sprawdzić potwierdzenie, skontaktować się z dostawcą i ustalić, jak zdobyć potrzebny produkt.
To przykładowa sytuacja, w której cena na fakturze pokazuje tylko część obrazu. Obsługa zakupu wymaga czasu, a błąd może oznaczać dodatkowe wydatki. Żeby je ocenić, warto osobno zapisywać pieniądze, czas pracy i wartość zapasu.
1. Zakupy awaryjne
Gdy materiał jest potrzebny natychmiast, wybór ofert maleje. Gabinet może zapłacić więcej za produkt, szybszą dostawę albo dojazd po zakup.
Załóżmy, że sześć razy w roku zakup awaryjny kosztuje łącznie o 80 zł więcej niż porównywalny zakup planowy. Daje to 480 zł dodatkowych wydatków rocznie.
Porównujemy ten sam potrzebny materiał i podobną ilość. Jeżeli w różnicy uwzględniono już przesyłkę, nie doliczamy jej ponownie. Czas dojazdu lub telefonów zapisujemy osobno.
2. Obsługa błędów
Niezgodność może powstać przy składaniu zamówienia albo podczas kompletowania dostawy. Pisemne potwierdzenie pomaga ustalić, co zamówiono, i skraca wyjaśnianie sprawy.
Obsługa błędu może obejmować sprawdzenie dokumentów, kontakt z dostawcą, ustalenie wymiany lub zwrotu, przygotowanie przesyłki i rozliczenie korekty.
Załóżmy, że jeden taki przypadek miesięcznie zajmuje zespołowi łącznie 60 minut. To 12 roboczogodzin rocznie. Jeśli pracują dwie osoby, liczymy czas każdej z nich.
Samo błędne zamówienie nie oznacza jeszcze utraty wartości całego towaru. Trzeba uwzględnić wynik sprawy: wymianę, zwrot środków, późniejsze wykorzystanie albo rzeczywistą stratę.
3. Nadmiar zapasów i niewykorzystane materiały
Materiały kupione wcześniej angażują gotówkę i zajmują miejsce. Jeśli zostaną wykorzystane, ich pełna cena nie jest stratą. Problemem jest przede wszystkim towar, którego gabinet nie potrzebuje lub nie zdąży zużyć.
Załóżmy, że osiem razy w roku kupiono ponad bieżącą potrzebę produkty po 150 zł. Łączna wartość tych zakupów to 1 200 zł. Nie wiemy jednak, ile z nich pozostało na półce na koniec roku. Część mogła już zostać zużyta.
Dlatego osobno sprawdzamy aktualną wartość nadmiarowego zapasu i wartość materiałów, które faktycznie trzeba było wycofać bez wykorzystania. Zapas bezpieczeństwa oceniamy według potrzeb gabinetu, a nie jednej granicy typu „wszystko ponad miesiąc to za dużo”.
4. Obsługa faktur
Każdy dokument trzeba odebrać, sprawdzić i przekazać do rozliczenia. Załóżmy, że gabinet obsługuje 15 faktur za materiały miesięcznie, po 10 minut każda. To 30 godzin pracy rocznie.
To czas obsługi, nie 30 godzin do całkowitego wyeliminowania. Wspólne miejsce na dokumenty i sprawny obieg mogą go ograniczyć. Nadal potrzebna jest kontrola zgodności faktury z zamówieniem i dostawą.
Jeżeli korekty po błędnych dostawach policzono wcześniej, nie dodajemy ich drugi raz.
5. Pilnowanie płatności
Przy kilku dostawcach pojawiają się różne terminy i zasady rozliczeń. Brak wspólnej ewidencji może prowadzić do szukania potwierdzeń, opóźnień lub ponawiania tej samej pracy.
Odroczony termin płatności daje możliwość zapłaty później i może być korzystny dla gabinetu. Wymaga jednak kontroli zobowiązań. Płatność przy zamówieniu upraszcza ich późniejsze śledzenie, ale oznacza wcześniejsze wydanie pieniędzy. Wybór warto oceniać razem z ceną i warunkami współpracy.
Jak podsumować koszty bez zawyżania wyniku
W powyższych przykładach mamy 480 zł dodatkowych wydatków, 12 godzin obsługi błędów i 30 godzin pracy przy fakturach, jeśli te czasy się nie nakładają. Osobno mamy 1 200 zł zakupów ponad bieżącą potrzebę. Nie sumujemy tego w jedną kwotę straty.
Przejrzyj ostatni kwartał. Zapisz dodatkowe opłaty, czas obsługi problemów oraz rzeczywiście zmarnowane materiały. Aktualny nadmiar zapasu zmierz oddzielnie. Nie mnożymy stanu półki przez cztery, aby uzyskać roczny koszt.
Takie zestawienie pokaże, który problem warto rozwiązać najpierw i po czym poznasz, że zmiana pomogła.
Aleksandra Rojek, założycielka vetpaka.pl
Czytaj dalej: Gabinet A i gabinet B: ta sama cena, różny koszt zamówień
