Ile kosztuje godzina lekarza spędzona na zamawianiu?

Piątek, 17:30. Ostatni pacjent wyszedł, ale lekarz jeszcze siada do komputera. Trzeba zamówić materiały na kolejny tydzień. Sprawdzić zapasy, porównać z poprzednim zamówieniem, uzupełnić koszyk. Z gabinetu wychodzi o 18:15.

W tej przykładowej sytuacji zakupy zajęły 45 minut po zakończeniu przyjęć. Nie zastąpiły wizyty pacjenta. Zabrały część wolnego wieczoru. To też ma znaczenie, nawet jeśli trudno przypisać temu kwotę.

Zanim wycenisz czas zaopatrzenia, sprawdź, kto wykonuje te zadania i kiedy.

Zamówienie zaczyna się przed otwarciem koszyka

Właściciel gabinetu łączy pracę kliniczną z zarządzaniem, administracją i zakupami. Zaopatrzenie bywa rozproszone po całym dniu: kilka minut przy półce, telefon między wizytami, sprawdzenie faktury wieczorem.

Dlatego pomiar samego klikania w sklepie nie pokaże całej pracy. Trzeba uwzględnić przygotowanie zamówienia, odbiór dostawy i wyjaśnianie niezgodności.

Przykładowy tydzień zaopatrzenia

Załóżmy, że w jednym gabinecie tygodniowo wygląda to tak:

• sprawdzanie stanów: 15 minut;
• składanie zamówień: 30 minut;
• odbiór i weryfikacja dostaw: 10 minut;
• obsługa faktur: 20 minut;
• zwykły kontakt z dostawcami: 15 minut;
• dodatkowe sytuacje awaryjne: 15 minut.

To 105 minut tygodniowo. Kategorie liczymy rozłącznie: tej samej rozmowy o błędnej dostawie nie dodajemy drugi raz jako sytuacji awaryjnej.

Jeżeli taki nakład pracy utrzymuje się przez 52 tygodnie, daje 91 godzin rocznie. To przykład oparty na założeniach, a nie średnia dla wszystkich gabinetów.

Co oznacza wycena godziny

Załóżmy dodatkowo, że wszystkie te czynności wykonuje lekarz i przyjmujemy wartość jego czasu na poziomie 120 zł za godzinę. Otrzymujemy 10 920 zł rocznie wartości zaangażowanego czasu.

To nie jest kwota, która automatycznie wróci na konto po uproszczeniu zakupów. Nie oznacza też utraconego przychodu z wizyt. Odzyskany czas można przeznaczyć na pacjentów, inne obowiązki albo odpoczynek. Efekt zależy od tego, jak zostanie wykorzystany.

Jeśli część zadań wykonuje asystentka lub recepcja, czas każdej osoby trzeba wycenić osobno. Nie ma powodu, by wszystkie minuty liczyć stawką lekarza.

Kiedy porównywanie cen przestaje się opłacać

Załóżmy, że pracownik poświęca na samo porównywanie ofert 6 godzin miesięcznie. Przy pełnym koszcie pracy 35 zł za godzinę wartość tego czasu wynosi 210 zł. Różnice cen na kupionych produktach dają w tym przykładzie 130 zł oszczędności miesięcznie.

Warto wtedy sprawdzić, czy taki zakres porównywania jest uzasadniony. Ograniczenie go nie obniży automatycznie wynagrodzenia pracownika, ale może uwolnić czas na inne zadania. Oszczędność pieniężna pojawi się na przykład wtedy, gdy zmniejszy się liczba dodatkowo płatnych godzin.

Rozwiązaniem może być okresowe porównanie stałego koszyka zamiast przeglądania kilku ofert przy każdym zakupie.

Zmierz cztery tygodnie i wybierz jedno usprawnienie

Przez cztery tygodnie zapisuj osobę, czynność i liczbę minut. Oddziel pracę rutynową od awarii. Zsumuj czas każdej osoby i dopiero wtedy zastosuj odpowiednią stawkę, jeśli chcesz uzyskać wycenę.

Nie każdą czynność da się usunąć. Dostawę nadal trzeba sprawdzić, a fakturę obsłużyć. Można jednak ograniczyć szukanie tych samych produktów, powtarzanie ustaleń czy poprawianie błędów.

Wybierz jedno usprawnienie i powtórz pomiar. Różnica pokaże, ile czasu rzeczywiście odzyskał Twój gabinet.

Aleksandra Rojek, założycielka vetpaka.pl

Czytaj dalej: 5 ukrytych kosztów zaopatrzenia gabinetu