Brakuje wenflonów? Kto w gabinecie odpowiada za zamówienia

Poniedziałek, 8:15. Za chwilę pierwszy pacjent. W szufladzie zostały dwa wenflony, a w grafiku są cztery zabiegi. Pada pytanie: kto miał złożyć zamówienie?

To przykładowa scena, ale sam mechanizm znam z rozmów o zaopatrzeniu gabinetów. Jedna osoba myślała, że zamawia druga. Druga sprawdziła stan, ale nie wiedziała, czy ma również wysłać zamówienie. Zanim uda się ustalić, co się wydarzyło, trzeba przejrzeć maile i historię zakupów.

Niejasny podział zadań sprawia, że nawet zaangażowany zespół może przeoczyć zamówienie.

Trzy sposoby organizowania zakupów

W gabinetach spotykam różne modele zaopatrzenia. Każdy może działać dobrze, jeśli wiadomo, kto za co odpowiada.

• Lekarz robi wszystko sam: sprawdza zapasy, wybiera dostawcę i zamawia. Zachowuje kontrolę, ale zakupy zajmują czas, który mógłby przeznaczyć na inne zadania lub odpoczynek.
• Jedna osoba z zespołu prowadzi zaopatrzenie. To odciąża lekarza, pod warunkiem że lista produktów i historia zakupów są dostępne również dla zastępcy.
• Kilka osób zamawia różne kategorie. Taki podział może być wygodny, jeśli zakresy są jasne i zespół widzi zamówienia już złożone.

Problem pojawia się wtedy, gdy ustalenia istnieją tylko w pamięci. Ktoś sprawdza półki, ktoś zgłasza braki, a nikt nie ma pewności, kto ostatecznie zamawia.

Odpowiedzialność musi obejmować cały obieg zamówienia

Samo wskazanie osoby, która klika „zamawiam”, nie wystarczy. Trzeba ustalić również, kto sprawdza stany, zgłasza większe zapotrzebowanie i weryfikuje dostawę. Jedna osoba może koordynować te zadania, a pozostałe je wykonywać.

Zastępca powinien znać zasady, zanim będzie potrzebny. Urlop nie jest dobrym momentem na odtwarzanie listy produktów z dawnych faktur.

Ile czasu zajmuje wyjaśnianie nieporozumień

Załóżmy, że dwa razy w miesiącu dwie osoby przez 15 minut wyjaśniają, czy zamówienie zostało złożone.

To 30 minut pracy zespołu na jedno zdarzenie. W skali roku: 2 osoby × 15 minut × 2 zdarzenia × 12 miesięcy = 12 roboczogodzin.

To ilustracja sposobu liczenia, nie średnia dla gabinetów. Pokazuje jednak, dlaczego warto uwzględniać czas wszystkich zaangażowanych osób. Kwadrans zamieszania może oznaczać więcej niż kwadrans pracy.

Pięć ustaleń ograniczających ryzyko braków

• Osoba odpowiedzialna i zastępca. Każdy wie, kto prowadzi zamówienia i kto przejmuje je podczas nieobecności.
• Wspólna lista produktów. Zawiera potrzebne warianty, typowe ilości i dostawców.
• Próg minimalny dla ważnych materiałów. Uwzględnia zużycie, czas oczekiwania na dostawę i zapas bezpieczeństwa.
• Termin sprawdzania stanów. Wpisany w kalendarz. Osiągnięcie minimum uruchamia działanie wcześniej, bez czekania na ten termin.
• Jedna ewidencja zamówień. Widać w niej, co zamówiono, kto to zrobił i czy dostawa już dotarła. Dostęp mają osoby, które go potrzebują.

Te zasady ograniczają ryzyko pominięcia lub zdublowania zamówienia. Wymagają aktualizacji, gdy zmienia się zespół albo zużycie materiałów.

Sprawdź u siebie

Czy osoba zastępująca Cię jutro potrafiłaby bez telefonu do Ciebie ustalić, co trzeba zamówić i co jest już w drodze?

Jeśli nie, zacznij od zapisania odpowiedzialności, zastępstwa i listy produktów. To niewielka praca, która ułatwia każde kolejne zamówienie.

Aleksandra Rojek, założycielka vetpaka.pl

Czytaj dalej: Tania strzykawka, drogi koszyk: gdzie gabinet przepłaca