Gabinet A i gabinet B: ta sama cena, różny koszt zamówień

Dwa gabinety, podobne zużycie materiałów i ten sam dostawca. Ceny produktów są identyczne. Czy roczny koszt zaopatrzenia też musi być taki sam?

Niekoniecznie. Różnicę mogą tworzyć liczba zamówień, opłaty za przesyłki i czas potrzebny na obsługę zakupów. Pokazuje to prosty przykład.

Co różni gabinet A od gabinetu B

Załóżmy, że oba gabinety kupują w ciągu roku ten sam zestaw produktów w tych samych łącznych ilościach.

Gabinet A sprawdza stan i planuje zamówienie co dwa tygodnie. Korzysta ze stałej listy, ale ilości dopasowuje do tego, co pozostało i co będzie potrzebne do kolejnej dostawy. Ważne materiały mają ustalony próg minimalny.

Gabinet B nie ma takiej listy ani progów. Składa kolejne zamówienia, gdy ktoś zauważy pilny brak. Część zakupów trzeba przez to przyspieszać.

Różnicą jest kontrola zapasów i planowanie, a nie sam dzień tygodnia zapisany w kalendarzu.

Przykładowe wyliczenie

Przyjmijmy następujące założenia:

• Gabinet A składa 26 zamówień rocznie, po 30 minut każde. Wszystkie kwalifikują się do darmowej dostawy standardowej.
• Gabinet B składa 40 zamówień rocznie, również po 30 minut każde.
• W gabinecie B dziesięć zamówień wiąże się z dodatkową opłatą 30 zł za ekspres. Kolejnych dziesięć, odrębnych zamówień kosztuje po 20 zł za standardową wysyłkę poniżej progu. Pozostałe dostawy są bezpłatne.

Gabinet A poświęca na zamawianie 13 godzin rocznie, a gabinet B 20 godzin. Różnica wynosi 7 godzin.

Dodatkowe opłaty gabinetu B wynoszą 500 zł rocznie: 10 × 30 zł + 10 × 20 zł.

W tym przykładzie planowanie ogranicza czas zamawiania i opłaty za dostawy. Nie dowodzi to, że rytm zawsze jest ważniejszy od ceny. Ceny i ilości zostały tu celowo utrzymane na tym samym poziomie. Wyliczenie nie obejmuje również kosztów przechowywania ani wcześniejszego angażowania gotówki w większe zakupy.

Termin i próg minimalny mogą działać razem

Stały termin pomaga regularnie przeglądać zapasy. Próg minimalny pozwala zareagować wcześniej, jeśli materiał zużywa się szybciej.

Zamówienie po osiągnięciu ustalonego minimum jest zaplanowanym działaniem. Różni się od odkrycia, że potrzebnego produktu zabrakło właśnie podczas pracy.

Minimum powinno uwzględniać spodziewane zużycie do chwili dostawy oraz zapas bezpieczeństwa. Dla różnych materiałów może być inne. Ważny jest też rzeczywisty czas realizacji, w tym dni, w których dostawca i przewoźnik pracują.

Stała lista nie oznacza stałych ilości

Lista ułatwia przypomnienie sobie, co sprawdzić. Nie zastępuje kontroli półki. Przy każdym zamówieniu warto uwzględnić aktualny stan, dostawy w drodze i przewidywane potrzeby.

Większa liczba zabiegów, zmiana zespołu czy zakresu usług może zmienić zużycie. Okresowy przegląd zasad pomaga wychwycić takie różnice, ale z korektą nie trzeba czekać do końca kwartału.

Jak ustalić rytm dla swojego gabinetu

• Wybierz regularny termin przeglądu zapasów.
• Spisz podstawowe materiały i sprawdzaj je według tej samej listy.
• Ustal minimum dla produktów, których brak utrudnia pracę.
• Przed zakupem uwzględnij zamówienia już złożone.
• Dopasuj ilości do potrzeb do kolejnej planowanej dostawy.

Po kilku cyklach sprawdź, ile było pilnych zakupów, opłat za przesyłki i nadmiarowych zapasów. Dobry rytm pomaga utrzymać materiały na czas bez niepotrzebnego powiększania magazynu.

Aleksandra Rojek, założycielka vetpaka.pl

Czytaj dalej: Zamawiasz i zapominasz: jak działają pakiety i dla kogo nie są